Como utilizar a Inteligência Artificial para criar um POP do ZERO

1. Introdução: Explorando a Utilização da Inteligência Artificial na Criação de Procedimentos Operacionais Padrão

Na era da digitalização e automação, a Inteligência Artificial (IA) emergiu como uma ferramenta poderosa para otimizar processos e aumentar a eficiência em uma variedade de setores. Dentro desse contexto, a criação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) é uma área que se beneficia enormemente das capacidades da IA. Os POPs são documentos essenciais que estabelecem diretrizes detalhadas para a execução de tarefas e processos dentro de uma organização, garantindo consistência, conformidade e qualidade. Tradicionalmente, a elaboração desses procedimentos era um processo manual e demorado, exigindo a expertise de profissionais qualificados em redação técnica e conhecimento detalhado dos processos envolvidos.

No entanto, com o avanço da IA e suas capacidades de processamento de linguagem natural (NLP) e geração de texto, agora é possível automatizar grande parte do processo de criação de POPs. A IA pode analisar grandes volumes de dados, extrair informações relevantes e gerar instruções claras e precisas, tudo em questão de minutos. Isso não apenas acelera o processo de criação, mas também reduz a probabilidade de erros humanos e garante uma maior consistência nos procedimentos elaborados. Assim, a utilização da IA na criação de POPs representa um avanço significativo na eficiência operacional e na conformidade regulatória para organizações em diversos setores.

Neste artigo, exploraremos em detalhes como a IA pode ser aplicada na criação de POPs, desde a definição do escopo até a implementação e monitoramento contínuo. Abordaremos os benefícios dessa abordagem, os desafios a serem superados e as melhores práticas para garantir o sucesso na utilização da IA para esse fim. Ao final, os leitores terão uma compreensão abrangente de como aproveitar o potencial da IA para otimizar e aprimorar os procedimentos operacionais em suas organizações.

E para isso usaremos como ferramenta a Inteligencia Artificial Chat-GPT. Caso não tenha uma conta, basta criar para começar a utiliza-la.

2. Comandos iniciais para a criação dos tópicos necessários para o Procedimento Operacional Padrão (POP)

Ao entrar no Chat-GPT, solicitar um novo chat e colocar o prompt:

“Se comporte como um editor de documentos especialista em Procedimentos Operacionais da gestão da Garantia da Qualidade. Me forneça de forma mais detalhada possível cada tópico do Procedimento Operacional Padrão (POP) para o processo de controle de qualidade em nossa indústria farmacêutica. Como orientação para a escrita do procedimento utilizar a seguinte estrutura do POP:
1. APROVAÇÕES
2. INTRODUÇÃO
3. ALCANCE
4. RESPONSABILIDADES
5. PROCEDIMENTO
6. TERMOS E REFERÊNCIA
7. ANEXOS
8. HISTÓRICO”
Esse prompt teve como objetivo dar o comportamento e estrutura base para a escrita do Procedimento Operacional Padrão (POP).

Nesse exemplo iremos criar como exemplo o POP relacionado com a área da Garantia da Qualidade e terá como exemplo o título “Como gerenciar a impressão de Cópias Oficiais”.

Agora iremos dar o contexto do Processo que iremos escrever com isso iremos utilizar o seguite prompt:

“Aqui esta um breve contexto do Procedimento que iremos criar:
Na empresa a gestão de impressão de cópias oficiais é realizada apartir de uma lista de pessoas autorizadas, onde é necessário autorização para realiza-la.
A impressão é controlada a quantidade de cópias e os pontos de distribuição dessas cópias.
A impressão só pode ser realizada caso exista uma cópia anterior impressa e sobre a responsabilidade do usuário responsável e que tenha sido devolvida corretamente para a área da garantia da qualidade.
Caso haja algum problema com a cópia oficial, será necessário entrar em contato com a Garantia da Qualidade, explicar o motivo para que ela forneça então uma cópia justificada e de baixa na cópia com problema”

Ao digitar cada prompt e dar o enter o Chat-GPT irá se comunicar contigo com retornos as informações fornecidas. Ignore-as por enquanto, pois ainda não estamos dando os comandos para a escrita.

Vale salientar que esse é um exemplo hipotético e não oficial, e que alguns tópicos não existe a possibilidade de automatizarmos, com isso iremos nos atentar apenas na escrita dos seguintes tópicos:

2. INTRODUÇÃO
3. ALCANCE
4. RESPONSABILIDADES
5. PROCEDIMENTO
6. TERMOS E REFERÊNCIA

3. Prompts para a criação de cada tópico

Após a etapa anterior vamos agora solicitar para ele ajudar a criar cada um dos tópicos mencionados anteriormente para compor nosso Procedimento Operacional Padrão (POP).

Com isso segue a lista de prompts que devem ser digitados um a um:

Prompt topico: 2. INTRODUÇÃO

“Baseado no contexto e titulo fornecido, crie de forma detalhada o tópico 2. INTRODUÇÃO“

Prompt topico: 3. ALCANCE

“Baseado no contexto e titulo fornecido, crie de forma detalhada o tópico 3. ALCANCE“

Prompt topico: 4. RESPONSABILIDADES

“Baseado no contexto e titulo fornecido, crie de forma detalhada o tópico 4. RESPONSABILIDADES“

Prompt topico: 5. PROCEDIMENTO

“Baseado no contexto e titulo fornecido, crie de forma detalhada o tópico 5. PROCEDIMENTO, nesse tópico seja o mais detalhado possível para evitar erros operacionais e para facilitar o processo de execução, descreva em formas de lista enumerada passo a passo“

Prompt topico: 6. TERMOS E REFERÊNCIA

“Baseado no contexto e titulo fornecido, crie de forma detalhada o tópico 6. TERMOS E REFERÊNCIA“

4. Histórico e melhorando o aprendizado do Chat GPT

Uma dica valiosa é manter o chat aberto, pois com isso temos várias vantagens.

Um dos principais benefícios de manter o chat do GPT aberto é o acesso instantâneo ao histórico de conversas. Cada interação registrada no chat serve como um repositório valioso de informações, ideias e decisões tomadas ao longo do tempo. Esse histórico permite uma referência rápida e fácil a procedimentos anteriores, insights valiosos e lições aprendidas, possibilitando uma base sólida para a criação de novos procedimentos.

Além disso, a manutenção do chat aberto promove um ambiente colaborativo e iterativo. Os usuários podem revisitar discussões anteriores, identificar áreas para melhorias e refinamentos, e implementar ajustes conforme necessário. Isso permite um processo de aprendizado contínuo, onde cada interação no chat contribui para o desenvolvimento progressivo e aperfeiçoamento dos procedimentos da empresa.

Outro ponto-chave é a conveniência e eficiência proporcionadas pela continuidade do chat do GPT. Ao invés de iniciar um novo chat para cada nova iteração ou procedimento, manter o mesmo chat aberto facilita a continuidade do trabalho. Isso elimina a necessidade de replicar informações e permite que os colaboradores se concentrem na evolução e refinamento dos procedimentos existentes.

Além disso, o chat do GPT oferece a flexibilidade de realizar ajustes e atualizações conforme as necessidades do negócio evoluem. Seja para incorporar novas regulamentações, adaptar-se a mudanças nos processos internos ou simplesmente otimizar a eficiência operacional, a capacidade de fazer ajustes rápidos e colaborativos no chat do GPT é inestimável.

Em resumo, manter o chat do GPT aberto para a escrita de novos procedimentos é uma prática altamente vantajosa e estratégica para as empresas. Acesso ao histórico de conversas, aprendizado contínuo, colaboração eficiente e flexibilidade para ajustes são apenas alguns dos benefícios que essa abordagem proporciona. Ao capitalizar esses recursos, as empresas podem garantir a excelência operacional e se manterem competitivas em um ambiente de negócios em constante mudança.

5. Integrando Informações do Chat do GPT em Documentos Oficiais da Empresa

A integração de informações provenientes do chat do GPT em documentos oficiais da empresa é uma etapa fundamental para garantir que os procedimentos operacionais sejam formalizados e implementados de maneira eficaz. Aqui está um guia prático sobre como realizar esse processo de forma eficiente e organizada:

5.1. Revisão e Seleção de Informações Relevantes:

• O primeiro passo é revisar as conversas no chat do GPT e selecionar as informações relevantes para serem incorporadas nos documentos oficiais da empresa. Isso pode incluir procedimentos operacionais, diretrizes de melhores práticas, decisões importantes e insights valiosos.

5.2. Organização e Estruturação das Informações:

• Uma vez identificadas as informações relevantes, é importante organizá-las de maneira lógica e estruturada. Isso pode envolver a categorização de informações por tópicos ou áreas funcionais, bem como a definição de uma sequência lógica para apresentar as informações nos documentos oficiais.

5.3. Formatação e Padronização:

• Antes de integrar as informações nos documentos oficiais, é essencial garantir que elas estejam formatadas de acordo com os padrões da empresa. Isso inclui a padronização de terminologia, estilo de escrita e formatação visual para garantir consistência em todos os documentos.

5.4. Integração nos Documentos Oficiais:

• Uma vez organizadas e formatadas, as informações selecionadas podem ser integradas nos documentos oficiais da empresa. Isso pode ser feito através da criação de novos documentos ou da atualização de documentos existentes, como manuais de procedimentos, políticas internas ou diretrizes operacionais.

5.5. Revisão e Aprovação:

• Após a integração das informações nos documentos oficiais, é importante conduzir uma revisão minuciosa para garantir a precisão, clareza e conformidade com os padrões da empresa. Isso pode envolver a revisão por parte de membros relevantes da equipe e a obtenção de aprovação formal antes da implementação.

5.6. Comunicação e Treinamento:

• Uma vez finalizados e aprovados, os documentos atualizados devem ser comunicados apropriadamente a todos os funcionários relevantes da empresa. Além disso, é importante fornecer treinamento adequado sobre as mudanças nos procedimentos operacionais para garantir a compreensão e conformidade por parte da equipe.

5.7. Monitoramento e Atualização Contínua:

• Por fim, é essencial estabelecer um processo de monitoramento e atualização contínua dos documentos oficiais da empresa. Isso permite que as informações sejam mantidas atualizadas e alinhadas com as práticas operacionais em evolução, garantindo assim a eficácia contínua dos procedimentos.

Ao seguir esses passos, as empresas podem integrar de forma eficiente as informações provenientes do chat do GPT em seus documentos oficiais, garantindo a formalização e implementação eficaz de procedimentos operacionais essenciais. Esse processo não apenas promove a consistência e conformidade, mas também facilita a disseminação de conhecimento e melhores práticas em toda a organização.

Conclusão

A implementação da Inteligência Artificial (IA) na criação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) representa um avanço significativo na eficiência operacional e na conformidade regulatória para organizações em diversos setores. Ao aproveitar as capacidades da IA, as empresas podem otimizar e aprimorar seus processos, garantindo consistência, qualidade e conformidade em todas as etapas.

A utilização da IA na criação de POPs oferece uma série de benefícios, incluindo:

1. Eficiência Aprimorada: A IA é capaz de analisar grandes volumes de dados e gerar instruções claras e precisas em questão de minutos, acelerando significativamente o processo de criação de POPs e reduzindo a necessidade de trabalho manual demorado.
2. Redução de Erros Humanos: Automatizar o processo de criação de POPs com IA reduz a probabilidade de erros humanos, garantindo que os procedimentos elaborados sejam consistentes, precisos e conformes com os requisitos regulatórios.
3. Adaptação Dinâmica: A IA pode ser programada para se adaptar dinamicamente a mudanças nos processos operacionais ou regulamentações, garantindo que os POPs estejam sempre atualizados e alinhados com as práticas mais recentes da indústria.
4. Análise Avançada de Dados: Além de criar POPs, a IA também pode analisar dados operacionais para identificar padrões, tendências e oportunidades de melhoria, fornecendo insights valiosos para otimizar ainda mais os processos.
5. Economia de Recursos: Automatizar a criação de POPs com IA permite que as empresas economizem tempo e recursos que seriam gastos na redação manual desses documentos, liberando os funcionários para se concentrarem em tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado.

Em resumo, a utilização da IA na criação de Procedimentos Operacionais Padrão oferece uma abordagem inovadora e eficaz para garantir a conformidade, qualidade e eficiência dos processos organizacionais. Ao incorporar essa tecnologia em suas operações, as empresas podem alcançar níveis mais altos de desempenho e competitividade em um mercado em constante evolução.

Nota do autor:

O uso responsável da Inteligência Artificial é fundamental, respeitando as políticas de privacidade e termos de uso de cada plataforma. Os usuários são responsáveis por todas as informações divulgadas nos prompts da IA. Este artigo destaca o potencial da IA em nosso trabalho, muitas vezes desafiador.